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Grundlage für alle Aktivitäten im Finanzwesen ist das Interne Kontrollsystems (IKS), welches – auf Anweisung des Mittelschul- und Berufsbildungsamts (MBA) – in die folgenden Prozesse (Nr. 001 bis Nr. 011) gegliedert und sinngemäss auf unsere Struktur angepasst ist:

000 IKS Gesamtorganisation

Die vom MBA mit Nr. 001 bis Nr. 011 identifizierten Prozesse werden – wo sinnvoll – als Schulorganisationsblätter mit der entsprechenden Laufnummer nach unseren internen Rahmenbedingungen umschrieben. Die aktuellen IKS-Verantwortlichkeiten der TBZ sind im Dokument S1.5-00 dokumentiert.

Eine weitere Grundlage ist das Handbuch für Rechnungslegung.

001 Budget/Vorgaben IKS zum Budget

Das Budget wird auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

• Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG § 14-32)
• Finanzcontrollingverordnung (FCV § 9-14)
• MBA-Budgetformular Berufsfachschulen
• MBA-Terminvorgaben Budget

Folgende Konten stehen den einzelnen Abteilungen (AT, EE, IT, HF) zur Verfügung: Lehrmittel (Allgemein, Hardware, Software, KDMZ), Betriebsmaterial, Dienstleistungen Dritter, Exkursionen / Lager, KDMZ Büromaterial

Das Budget wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
Das Rechnungswesen TBZ erstellt ab dem zweiten Quartal monatlich eine Übersicht über den Kreditstand der laufenden Rechnung zu Handen der Schulleitung.

002a Leistungsbezüge/Einkauf S1.5-02

Bestellungen erfolgen im Rahmen der zugeteilten Budget-Kompetenzen; alle Bestellungen über CHF 10'000 müssen vom Rektor freigegeben werden. Bei Bestellungen über CHF 50'000 im Einzelfall, resp. über CHF 20'000 jährlich wiederkehrend ist ein schriftlicher Bestellungsantrag beim MBA mittels "Gesuch für die Beschaffung von Lehrmitteln über CHF 50'000" F1.5-03 einzureichen und zu begründen.

 002b Kreditoren S1.5-05

Die Kreditorenrechnungen werden im Buchungszentrum (BuZ) des Kantons Zürich eingescannt und mittels Kreditorenprogramm dipsIN im SAP zur Zahlung erfasst.

003 Debitoren S1.5-03

Die Debitorenbuchhaltung im SAP erfolgt durch Erfassen der Fakturen mittels Eco open. Einnahmen werden direkt in die Staatsbuchhaltung verbucht.

004 Spesenabrechnungen S1.5-04

Reisespesen für angeordnete Dienstreisen und Weiterbildungskurse werden über das Salärwesen ausbezahlt. Spesen sind mit dem Spesenformular der Bildungsdirektion Kantonales Formular zu F1.5-01 abzurechnen.

Wichtig: Es werden grundsätzlich nur Kosten bezahlt, welche vorgängig durch die Abteilungsleitung und den Rektor bewilligt wurden. Weiterbildungen sind vorzeitig mit dem Formular "Gesuch um Kostengutsprache für Weiterbildung" F2.1-05 zu beantragen. Auslagen für Sitzungen von Prüfungskommissionen sind ausschliesslich über diese abzurechnen. Über Ausnahmen entscheidet der Rektor.

005 Kasse S1.5-01

Alle Auszahlungen (mit Ausnahme von Vergütungen für kleine Barauslagen) erfolgen über die Staatsbuchhaltung bzw. das Salärwesen des Kantons.  Die Nebenkassen der Abteilungen AT, EE, IT, HF, der Mediothek und des Rektorates rechnen mit der Hauptkasse des Rechnungswesen TBZ ab. Für die Auszahlung von Barauslagen ist das Formular F1.5-01 zu verwenden, alternativ kann auch eine Rechnung an die TBZ gestellt werden (Formular F1.5-05 verwenden).

006 Lager/Inventar S1.5-06

Die Inventarisierung erfolgt entweder im Eco open oder mit Inventarliste (EXCEL-Tabelle); der Medienbestand der Mediothek wird mittels Bibliothek-Software erfasst.

007 Gewähren von Entlastungen S1.5-07

Basis der Anstellung von Lehrpersonen ist ihre Unterrichtsverpflichtung. Für Zusatzaufgaben von grosser Bedeutung für die Schulentwicklung ist eine Entlastung von der Unterrichtsverpflichtung vorgesehen.

008 Führen des Stundenkontos S1.5-08

Das Stundenkonto wird in Semesterlektionen geführt. Für die detaillierte und nachvollziehbare Erfassung der Kostenfolgen bei Stellvertretungen und kurzen Lehraufträgen verwenden die Abteilungen das Formular "Stellvertretung / stundenweise Besoldung" F1.5-02. Der Nummernkreis ist beim Rechnungswesen TBZ anzufordern.

009 Arbeitszeitkontrolle S1.5-09

Das Verwaltungspersonal erfasst die Arbeitszeit in inova:time.

010 Jahresabschluss

Der Jahresabschluss wird von der Rechnungsführerin auf folgender Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

• Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG § 14-32)
• Rechnungslegungsverordnung (RLV § 44-57)
• Finanzcontrollingverordnung (FCV § 9-14)
• Handbuch für Rechnungslegung (HBR Kapitel 3 Rechnungslegungen – Allgemeiner Teil)
• Instruktionen MBA zum Jahresabschluss
• Terminvorgaben MBA zum Jahresabschluss

Der Jahresabschluss wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.

011 Anwenden und Betreiben von Applikationen S1.5-11

Die Verantwortung für Betrieb und Sicherheit des Verwaltungs-Netzwerks liegt bei der IT-Abteilung des MBA.

012 Führung von Bank- und Postkonten S1.5-12

Sind zur ordentlichen Abwicklung von Finanztransaktionen besondere Bank- und/oder Postkonten erforderlich, so sind diese beim Rechnungswesen der TBZ zu beantragen und durch den Rektor genehmigen zu lassen.

Falls es sich um ein Staatskonto handelt, wird der Rektor dieses gemäss MBA  "Checkliste Eröffnung Bank und Postkonto" und Merkblatt MBA "Eröffnung von neuen Bank- und Postkonten" bei der Finanzverwaltung beantragen.