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1.5 Finanz- und Rechnungswesen

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Wesentliche Grundlage für alle Aktivitäten im Finanzwesen ist das Interne Kontrollsystems (IKS), welches – auf Anweisung MBA – in die folgenden Prozesse (Nr. 001 bis Nr. 010) gegliedert und sinngemäss auf unsere Struktur angepasst ist:

 

00 IKS Gesamtorganisation

Die vom MBA mit 01 bis 10 identifizierten Prozesse werden – wo sinnvoll – als Schulorganisationsblätter mit der entsprechenden Laufnummer gemäss TBZ-spezifischen Rahmenbedingungen umschrieben. Die aktuellen IKS-Verantwortlichkeiten der TBZ sind im Pool Verwaltungsnetz unter IKS-Verantwortlichkeiten der TBZ A1.5-05 ersichtlich.

Wichtige Grundlage ist das Handbuch für Rechnungslegung. Das verlinkte PDF ist so ausgestaltet, dass man im Inhaltsverzeichnis via Mausklick auf das gewünschte Kapitel kommt.

 

001 Budget

Das Budget A1.5-04 wird vom Rektorat auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

  • Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG § 14-32)
  • Finanzcontrollingverordnung (FCV § 9-14)
  • Budgetformular Berufsfachschulen
  • Terminvorgaben Budget

Folgende Konten stehen den einzelnen Abteilungen (AT, EE, IT, HF) zur Verfügung: Lehrmittel (Allgemein, Hardware, Software, KDMZ), Betriebsmaterial, Dienstleistungen Dritter, Exkursionen / Lager, KDMZ Büromaterial

Das Budget wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
Das Rechnungswesen TBZ stellt ab dem zweiten Quartal monatlich eine Übersicht über den Kreditstand A1.5-01 der laufenden Rechnung zu Handen der verantwortlichen Mitglieder der erweiterten Schulleitung zusammen.

 

002a Leistungsbezüge / Einkauf S1.5-02

Bestellungen erfolgen im Rahmen der zugeteilten Budget-Kompetenzen; alle Bestellungen über CHF 10‘000 müssen vom Rektor freigegeben werden. Bei Bestellungen über CHF 50‘000 im Einzelfall resp. über CHF 20‘000 jährlich wiederkehrend ist ein schriftlicher Bestellungsantrag zu erstellen und zu begründen.

Gesuch für die Beschaffung von Lehrmitteln über CHF 50'000 F1.5-03

 

002b Kreditoren S1.5-05

Die Kreditorenrechnungen werden im Buchungszentrum (BuZ) des Kantons Zürich eingescannt und via Vorsystem (dipsIN) im SAP zur Zahlung erfasst.

 

003 Debitoren S1.5-03

Die Debitorenbuchhaltung im SAP erfolgt durch erfassen der Fakturen mittels Eco open. Die Einnahmen erfolgen direkt an die Staatsbuchhaltung.

004 Spesenabrechnungen S1.5-04

Bei Reisespesen für angeordnete Dienstreisen und Weiterbildungskurse via Salärzahlung ist das Spesenformular der Bildungsdirektion Kantonales Formular zu F1.5-01 zu verwenden.

 

005 Kasse S1.5-01

Alle Auszahlungen (mit Ausnahme von Vergütungen für kleine Barauslagen) erfolgen über die Staatsbuchhaltung resp. das Salärwesen des Kantons.  Die Nebenkassen der Abteilungen AT, EE, IT, HF, der Mediothek und des Rektorates rechnen mit der Hauptkasse TBZ ab. Für die Auszahlung von Barauslagen ist das Formular F1.5-01 zu verwenden, alternativ kann auch eine Rechnung an die TBZ gestellt werden mittels F1.5-05.

 

006 Lager / Inventar S1.5-06

Die Inventarisierung erfolgt entweder im Eco open oder in einer EXCEL-Tabelle; der Medienbestand der Mediothek in Bibliothek-SW.

 

007 Gewähren von Entlastungen S1.5-07

Basis der Anstellung von Lehrpersonen ist ihre Unterrichtsverpflichtung. Für gewichtige weitere Aufgaben ist eine Entlastung von der Unterrichtsverpflichtung vorgesehen.

 

008 Führen des Stundenkontos S1.5-08

Das Stundenkonto wird in Semesterlektionen geführt. Für die detailgetreue Erfassung der Kostenfolgen bei Stellvertretungen und kurzen Lehraufträgen verwenden die Abteilungen das Formular Stellvertretung / stundenweise Besoldung F1.5-02, der Nummernkreis ist vom Rechnungswesen anzufordern

 

009 Arbeitszeitkontrolle S1.5-09

Die Arbeitszeitkontrolle des Verwaltungspersonals erfolgt mittels einer GLAZ-Tabelle.

 

010 Jahresabschluss

Der Jahresabschluss wird vom Rektorat auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

  • Gesetz über Controlling- und Rechnungslegungs (CRG § 14-32)
  • Rechnungslegungsverordnung (RLV § 44-57)
  • Finanzcontrollingverordnung (FCV § 9-14)
  • Handbuch für Rechnungslegung (HBR Kapitel 3 Rechnungslegungen – Allgemeiner Teil)
  • Instruktionen Jahresabschluss
  • Terminvorgaben Jahresabschluss


Der Jahresabschluss wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.